Excel of Google Sheets is voor veel starters het eerste administratiesysteem: een tabblad facturen, een tabblad kosten, een som onderaan. Dat kan een tijd goed gaan. De vraag is niet of spreadsheets ‘fout’ zijn, maar wanneer de kans op een mislukte btw-aangifte of een zoekgeraakte bon groter wordt dan het voordeel van nul euro abonnementskosten.
Wanneer Excel nog redelijk is
Een spreadsheet kan volstaan als je situatie eenvoudig is, bijvoorbeeld:
- je verstuurt weinig facturen en hebt weinig leveranciers;
- je hebt geen of een zeer overzichtelijke btw-positie (let op: ‘kleineondernemersregeling’ of vrijstellingen hebben eigen voorwaarden, die je niet uit een template haalt);
- je bent strikt met back-ups en versiebeheer (één bestand, één eigenaar);
- je kunt elke post herleiden naar een factuur of bon, ook over een paar jaar.
Ook dan blijft de wettelijke bewaarplicht bestaan. Een bestand op een laptop zonder back-up is geen administratie waarop je wilt terugvallen bij vragen van de Belastingdienst.
Waar spreadsheets stelselmatig tekortschieten
- Bankafschriften koppelen. Handmatig overtikken is foutgevoelig. Software met een bankkoppeling haalt transacties binnen; jij koppelt ze.
- Openstaande posten. Wie heeft nog niet betaald? In Excel bouw je dat zelf. In facturatiesoftware hoort het er standaard bij, inclusief herinneringen.
- Btw-aangifte. Een som van kolommen is geen controle op tarieven, verlegde btw of ICP. Pakketten maken een overzicht en kunnen elektronisch indienen; jij blijft de aangifte controleren.
- Samenwerken. Een boekhouder in jouw spreadsheet laten werken levert al snel versieconflicten op. In een cloudpakket krijgt die persoon eigen toegang, zonder jouw wachtwoord te delen.
- Peppol en e-facturen. Overheden en steeds meer bedrijven vragen e-facturatie. Dat zit typisch in software, niet in een willekeurige werkmap.
De echte kosten van ‘gratis’
Een uurtarief van jezelf, ook maar een conservatief bedrag, maakt een zoektocht naar een kwijt bonnetje of een fout in een btw-kolom snel duurder dan een abonnement van enkele tientallen euro’s per kwartaal. Daar staat tegenover: een pakket dat je niet bijhoudt, is weggegooid geld. De tussenweg is een goedkoop instapabonnement dat je wél wekelijks bijwerkt, of Excel plus een boekhouder die de aangifte doet, zolang het volume klein is.
Hoe je de overstap schoon houdt
- Sluit het oude jaar of het lopende kwartaal af in Excel: alles gekoppeld, totalen kloppend.
- Kies een ingangsdatum (vaak de eerste dag van een btw-tijdvak) en voer openingsbalans of openstaande posten in volgens de uitleg van het pakket.
- Importeer of typ beginstanden bewust; dubbele facturen zijn de klassieke startfout.
- Bewaar de spreadsheet als archief, niet als tweede administratie.
Meer over de keuze tussen zelf boeken en een boekhouder staat in Zelf doen of een boekhouder. Een overzicht van pakketten staat in de vergelijking.
Kortom
Excel is een rekenblad, geen boekhoudsysteem. Blijf het gebruiken zolang je volume klein is en je discipline hoog. Stap over zodra bank, btw, herinneringen of samenwerking met een boekhouder in de weg gaan zitten, en doe dat op de grens van een aangiftetijdvak.